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【家庭親子】〈徵文大拼盤〉居家單據 收納有據

2013/10/13 06:00

圖/王孟婷

家庭林林總總的收據、發票或稅單,收納起來可也是項大學問,看到今天達人經驗談,你也可以找出適合自家的方法喔……

圖/王孟婷

〈收納法則1〉透明活頁簿加夾子 大小搞定

文/林俊安(台東市)

我有把握拿出近一年內所有消費明細的發票與近五年內的水電單據、保單……等林林總總的各項單據,這是因為我有一套日積月累而養成的整理術。

我的整理術就是透明活頁簿,加上燕尾夾、信封與箱子。

先分重要的,稅單、保單等不可少,水電單、管理費繳款單或股利通知單等可能要保存一段時間,這時就用油性筆在透明活頁簿外寫上年限,然後校對沒啥問題後,就分門別類的丟入各透明塑膠頁中,放在書架上一點都不占空間,覺得越放越多時再定時整理就好。

對於最常需要保存對帳的發票來說,我則是習慣用10個燕尾夾按發票的尾號分別夾起各發票,到開獎時,再留下尾號符合各開獎獎號的發票慢慢對獎,中的留下,沒中的則用個信封袋分別按各二月裝起來,然後丟到抽屜或鞋盒裝起來。每年一月對完去年十到十二月的發票後,差不多也是過年了,直接整個箱子丟掉就好,而如今電子發票問世後,又更減少收納的空間與時間了!

〈收納法則2〉進門設收納盒 隨手做分類

文/可彤(台中市)

老媽是位國中老師,現已退休,對於學生她有一套循序漸進的教學邏輯,對於繁瑣的家事,尤其大大小小種類繁多的單據,她也有自己的收納法則。

首先,隨手的發票在剛進家門時就設置了收納箱順手繳放,隨著統一發票開獎日期再依序整理清出;接著鞋櫃旁的置物櫃,放置了數盒收納盒,裡頭依種類分為:水電瓦斯類、手機繳款單、信用卡帳單、停車費繳款收據等;當家人在剛進家門時,順著身體的位移,便可將繁雜的單據分門別類,收納妥當。

當然,所有收納盒都是空間有限,但人的單據總是無限,因此,定期出清是個優良的好習慣,老媽總是約莫每年出清收納盒一次,以利後續的使用。

也因為老媽的好示範,家人們也依循參照整理,個人薪資單按月以長尾夾裝訂,按年收納存放;所得稅以文件夾每年規整成一頁收存;信用卡簽收單則每筆裝訂,每月核對確認金額無誤,每年清出一次。

隨著這些年在職場翻滾,慢慢體認到,好的收納習慣也可應用在工作,協助歸納無窮無盡的報表及應付龐大嚇人的資訊。

〈收納法則3〉電腦記錄 單據一目瞭然

文/秋守(新北市)

我有記帳的習慣,每天的支出都會如實的記載在電腦上,接著把收據發票丟進盒子裡,直到下個月,用橡皮筋將整月份捆起來,收放在櫃子裡,兩年下來頂多24綑,只要有問題,打開電腦馬上就可以查出當時的消費記錄。

一般來說,發票我只會留兩年就丟掉,因為買東西的保固期限最長不會超過兩年。多年來我持續利用電腦記帳已然成為我的習慣,也發展出許多一目瞭然的做法,簡單說,我的空格資訊依序會有:日期、單據票號、品名、數量、金額。最重要就屬日期、票號和金額了,找單據時最常用的就靠日期分類,和廠商溝通時靠的則是票號,至於金額,做收支統計時最好用!

此外我的收納盒子還會分成兩格,左邊放的單據是有打統一編號,右邊則放沒有打統一編號,這樣子每次對獎時,才不會發生對中大獎卻無法兌現的慘狀。

有問題或想要找東西時,電腦一開馬上就一清二楚,細項再去櫃子找出當時的單據都有記載。

〈收納法則4〉夾鍊袋收納 兩個月為一期

文/ching(雲林縣)

因為身邊的人未保留單據的習慣,讓自己的權益損失,所以我選擇保留單據。

大姐買了一部DVD光碟機,使用尚未滿一年故障,商家以未保有發票和保證卡為由,拒絕免費檢修;多年前,朋友申報個人所得稅,因為未保留收據,結果因查無申報資料,不但被罰錢,已經扣繳的部分沒辦法申請退稅,損失不少。

單據怎麼收?很簡單,兩個月為一期,將購買物品的發票和單據(如保證書)釘在一起,依購買物品分成「一定要收藏」和「次要收藏」兩大類,用夾鍊袋裝妥,在袋身註明何年何月,才能在拿取時一目瞭然;統一發票開獎時,方便取出對獎。

待對獎動作完成後,找一大紙盒將夾鍊袋收納,至少保存一年,一年期限一到,將次要收藏部分的單據銷毀,留下一定要收藏的單據,這時候夾鍊袋只需註明年份即可,如此一來,收納的單據就能簡單保存,需要時也不用翻箱倒櫃了。

收納單據其實也不難,只要一個小小的動作,就能幫自己輕鬆過日子。

〈收納法則5〉單據電子化 節省時空

文/球球(台北市)

現在多數企業都有提供並鼓勵顧客申請電子通知函。只要能申請的,我一律改成數位方式寄送到電子信箱,再分門別類儲存在電腦裡。

繳費,就申請銀行自動扣繳或信用卡繳款,不但能準時繳款而且列帳清楚,無須再保存一張張的繳費證明。申報所得稅,當然是使用自然人憑證,所有動作皆在網路完成。

打開電腦,水費、電費、瓦斯費、電話費、信用卡、所得稅等資料夾一目瞭然,只要做好備份,就能節省儲存的空間及整理的時間。

至於那些實體單據,則依情況來使用。像刷卡單和信用卡的電子帳單對帳,確認無誤就銷毀;購物明細很重要,我會逐一確認購買的品項和金額,暫充庫存清單,貼在牆上,提醒自己勿重覆購買,東西用完就畫掉,整張的物品都畫完,就取下丟棄,其餘所剩無幾的單據,依重要性來判斷是否保留。

我保留了大多數的單據在電腦裏,只需花少少時間去整理實體單據。

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